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Primeramente para realizar una orden de compra debe haber primero una solicitud de materiales por algún departamento interno de la empresa, que no precisamente  tiene que ser almacén, dicha solicitud pasa al departamento de compra el cual deberá solicitar algunas cotizaciones a diversos proveedores posibles para analizar cuál es el más conveniente para adquirir el material, una vez autorizada una de las cotizaciones el departamento de compras procede a realizar la orden de compras la cual  es enviada al proveedor, en esta especifica que materiales se desean comprar, el precio de dichos materiales, condiciones de pago, además de la fecha de envío de los mismos.

La orden de compra representa además un compromiso por parte del proveedor en la correcta entrega de la mercancía solicitada, mientras que el comprador se compromete a pagar cierta suma de dinero cuando el vendedor cumple con su parte.

Una de las razones por las que debe usarse la orden de compra es porque se considera un documento legal por lo cual si surgiera una controversia en cuestión de alguna compra, esta orden será un elemento fundamental para determinar que parte es responsable, lo cual de lado contrario si la compra se realizará de manera verbal, es decir, sin una orden, será muy difícil resolver  a favor de alguna de las partes.

Por lo anterior es recomendable que toda compra efectuada por la empresa cuente de antemano con su orden correspondiente, para cotejar que no se solicitó ni mercancía de más o menos, sino que se solicitó sólo lo necesario y que posteriormente sólo deberá compararse con la factura entregada que coincida en cantidad y precio.

 

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